Gegevensbeschermingsbeleid Microsoft Teams

We gebruiken de Microsoft Teams-tool om videoconferenties, webinars of andere online vergaderingen te houden. Microsoft Teams is een functie van Microsoft 365 en een service van Microsoft Ireland Operations. Bij het gebruik van Microsoft Teams worden verschillende persoonsgegevens en soorten gegevens verwerkt. De omvang van de gegevens hangt ook af van de informatie die u verstrekt voor of bij deelname aan een online bijeenkomst. De volgende persoonsgegevens kunnen worden verwerkt:

• Gebruikersgegevens: weergavenaam, e-mailadres, profielfoto (optioneel), voorkeurstaal

• Metadata van vergaderingen: bijv. datum, begin- en eindtijd, ID van de vergadering, telefoonnummer, locatie

• Tekst-, audio- en videogegevens: Tijdens de online meeting worden audio- en videogegevens verwerkt. Verder kunt u tijdens een online meeting optioneel gebruik maken van de chatfunctie. In dit geval worden de tekstinvoeren die u invoert verwerkt om ze in de onlinevergadering weer te geven. In bijzondere situaties kunnen opnames van de online meetings gemaakt worden door HELUKABEL, b.v. om niet-aanwezige deelnemers achteraf de online vergadering te laten bekijken. Alleen bepaalde personen bij HELUKABEL mogen online vergaderingen opnemen. Als wij online bijeenkomsten opnemen, wordt dit voor aanvang van de opname aan u gecommuniceerd of getoond en wordt u - indien nodig - om uw toestemming gevraagd. Toestemming kan bijvoorbeeld worden gegeven door middel van een bevestigend bericht in de chat; het is altijd vrijwillig. Als u niet wilt worden opgenomen, kunt u de online vergadering verlaten. U kunt uw video ook deactiveren of de chattool niet gebruiken. Bij een opname worden bestanden van alle video-, audio- en presentatiedia's gemaakt. Indien nodig voor het documenteren van de concrete resultaten van een online meeting kan ook een tekstbestand van de online meetingchat worden opgeslagen.

Onze gegevensverwerking is gebaseerd op de volgende wettelijke bepalingen:

• Voor zover we in het kader van de contractuitvoering online-vergaderingen met onze zakenpartners houden via Microsoft Teams, is de rechtsgrondslag voor gegevensverwerking art. 6 (1) verlicht. b) AVG.

• Voor zover persoonlijke gegevens van medewerkers van HELUKABEL worden verwerkt, is § 26 BDSG (Duitse wet op de gegevensbescherming) de wettelijke basis voor de gegevensverwerking, op voorwaarde dat de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van de arbeidsrelatie.

• Als persoonlijke gegevens niet nodig zijn voor de uitvoering van het contract met zakenpartners of de uitvoering van de arbeidsrelatie, art. 6 (1) f) AVG (onze legitieme belangen) kan de gegevensverwerking rechtvaardigen. Wij hebben een gerechtvaardigd belang bij het gebruik van moderne communicatiemiddelen, waaronder de overdracht van audiovisuele inhoud. In het belang van onze medewerkers en zakelijke partners hebben we Microsoft Teams op een gegevensbeschermingsvriendelijke manier geïmplementeerd en onthouden we ons van het verzamelen en opslaan van persoonlijke gegevens die niet nodig zijn.

• Als de verwerking van de gegevens is gebaseerd op uw toestemming (met name in het kader van de hierboven beschreven opname van online vergaderingen), art. 6 (1) a) AVG is de relevante rechtsgrondslag. Persoonsgegevens die worden verwerkt in verband met deelname aan online bijeenkomsten, worden door ons in het algemeen niet aan derden verstrekt, tenzij deze specifiek voor openbaarmaking zijn bedoeld. Houd er in dit verband echter rekening mee dat content uit online meetings – net als bij face-to-face meetings – vaak juist wordt gebruikt om informatie uit te wisselen met klanten, prospects of andere derden. Microsoft Teams is een dienst die wordt aangeboden door een Europese dochteronderneming van Microsoft Corporation, gevestigd in de VS. We hebben Microsoft contractueel verplicht om te voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) via een zogenaamde gegevensverwerkingsovereenkomst (DPA). Desalniettemin kunnen we de mogelijkheid niet volledig uitsluiten dat Microsoft Corporation of Amerikaanse beveiligingsautoriteiten toegang hebben tot de omstandigheden en inhoud van communicatie via Teams. Als gegevens echter ook buiten de EU worden verwerkt, nemen wij passende en redelijke maatregelen om een ​​adequaat niveau van gegevensbescherming te waarborgen, b.v. door de zogenaamde EU-modelcontractbepalingen af ​​te sluiten. Meer informatie over de omgang met persoonsgegevens bij HELUKABEL, in het bijzonder over de uitoefening van uw rechten als betrokkene, vindt u in het algemene privacybeleid van HELUKABEL GmbH, dat u hier kunt bekijken Informatie van Microsoft over gegevensverwerking opzeggen via Microsoft Teams is hier beschikbaar.